Redigere email persuasive può risultare una sfida, ma strumenti avanzati come ChatGPT, possono aiutarci a rendere il processo di scrittura più semplice e produttivo, aiutandoci ad essere più produttivi nella nostra comunicazione. In questo tutorial, esploreremo come utilizzare ChatGPT per scrivere email efficaci in varie situazioni che richiedono una cura maggiore nel testo, fornendo suggerimenti specifici per comunicare in modo adeguato le nostre esigenze all’IA con un Prompt ad hoc cosi da ottenere un risultato base ottimale per la stesura delle nostre Mail.
Scegliere il Contesto e strutturare il prompt
Prima di tutto, identifica il contesto della tua email. Seleziona il tipo di mail che vuoi scrivere: ad un professore universitario, di presentazione per un colloquio di lavoro, per richiedere informazioni su un prodotto o per comunicare dettagli a un cliente. e ottenere la risposta più precisa, struttura il tuo prompt in modo chiaro e dettagliato. Ad esempio:
- “Scrivi una mail formale a un professore universitario chiedendo chiarimenti su un progetto di ricerca.”
- “Componi una mail di presentazione professionale da inviare a un datore di lavoro per un colloquio.”
- “Chiedi informazioni su un prodotto specifico e chiarimenti sulla procedura d’acquisto.”
- “Scrivi una mail informativa e dettagliata per comunicare al cliente le specifiche tecniche di un nuovo prodotto.”
Utilizzare il Linguaggio Adeguato
Personalizza il linguaggio in base al destinatario e al contesto. Usa un tono formale per le mail accademiche o professionali, e un tono più amichevole per le comunicazioni ai clienti. I prompt che vanno forniti alle intelligenze artificiali sono strettamente legati al lessico, ecco qui di seguito una serie ti diverse tipologie di tono da suggerire all’IA:
- I toni freddi, (tecnico, formale e burocratico) sono caratterizzati, appunto, da formalità e terminologie precise, trova la sua efficacia in contesti burocratici o istituzionali. Utilizzarlo richiede un linguaggio elevato e una comunicazione precisa.
- I toni neutri (professionale e onirico), sono associati a professionalità e raffinatezza, è spesso adottato dai brand di lusso. Presenta informazioni in modo chiaro e preciso, creando un’atmosfera onirica e professionale.
- I toni caldi (amichevole, colloquiale), sono ideali per mettere l’audience a proprio agio. Comunica in modo diretto senza eccessivi formalismi, instaurando un legame empatico.
- I toni colorati (irriverente, provocatorio e ironico), più giocosi, sono caratterizzati da ironia e provocazione. Sono adatti a comunicazioni informali, utilizzando doppi sensi, riferimenti a slang e uno stile simile a una conversazione su WhatsApp con amici stretti.
Nell’utilizzo di Chat GPT, la scelta del tono giusto può migliorare notevolmente l’esperienza dell’utente, adattandosi al contesto e alle aspettative del pubblico.
Rispettare la Struttura Classica delle Email
Indipendentemente dal tipo di email, segui una struttura chiara: saluto, introduzione, corpo del testo e conclusione. Assicurati di fornire all’IA tutte le informazioni che desideri includere nella mail e di mantenere la tua comunicazione chiara e concisa. Dopo aver ricevuto la risposta da ChatGPT, valutala criticamente. Ricorda che le intelligenze artificiali sono appunto macchine che non sono in grado di valutare caso per caso e soprattutto in maniera emotiva, le diverse situazioni. Apportare eventuali modifiche al testo per adattarlo al meglio alle tue esigenze specifiche è un passaggio fondamentale per usare ChatGPT e scrivere email efficaci.
Esempi Pratici:
Proviamo ad applicare praticamente i suggerimenti e valutiamo il risultato che viene generato dall’IA
Esempio : Email al Professore Universitario Prompt: “Scrivi una mail a un professore universitario chiedendo chiarimenti su un progetto di ricerca o sul programma di un esame. [Inserisci le informazioni sul progetto o sul programma su cui desideri ricevere un chiarimento] Usa un tono formale“
Prompt fornito: Scrivi una mail a un professore universitario chiedendo chiarimenti su un programma di esame. [L’esame verterà su un programma di Storia moderna focalizzandosi sul periodo delle rivoluzioni, ho bisogno di un chiarimento sulla relazione che vi è tra la rivoluzione francese e il successivo periodo napoleonico] Usa un tono formale”
Generazione:
Oggetto: Richiesta di chiarimenti sul programma di esame – Storia Moderna
Egregio Professore [Cognome],
Mi rivolgo a Lei nella speranza di ottenere alcuni chiarimenti in merito al programma d’esame relativo al corso di Storia Moderna, con particolare focus sul periodo delle rivoluzioni. Nel piano di studi, ho notato che l’esame comprenderà la trattazione della Rivoluzione Francese e del successivo periodo napoleonico. Desidererei ricevere ulteriori dettagli sulla specifica relazione che si richiede analizzare tra questi due momenti storici cruciali. In particolare, vorrei comprendere meglio gli aspetti chiave che si dovrebbero approfondire nella connessione tra la Rivoluzione Francese e il periodo napoleonico. Quali sono gli elementi fondamentali che dovrebbero essere inclusi nella mia preparazione per affrontare in modo adeguato questa parte dell’esame? La Sua guida e i Suoi chiarimenti saranno di grande aiuto per una preparazione più approfondita e mirata, consentendomi di affrontare l’esame con maggiore sicurezza. La ringrazio anticipatamente per la Sua disponibilità e attendo con interesse i Suoi preziosi suggerimenti.
Distinti saluti, [Tuo Nome e Cognome] [Matricola] [Corso di Laurea]
Osservando il testo fornito da Chat GPT possiamo notare facilmente che è un’ottima base di partenza ma che presenta tuttavia delle imperfezioni dovute, in alcuni casi, ad un eccesso di formalità in alcuni punti del testo. Sarebbe opportuno, ad esempio, sostituire l’Egregio con un semplice Gentile e magari eliminare alcune frasi come: (La Sua guida e i Suoi chiarimenti saranno di grande aiuto per una preparazione più approfondita e mirata, consentendomi di affrontare l’esame con maggiore sicurezza.) a sottolineare, come detto in precedenza, che le IA non sono in grado di comprendere ancora con efficacia il contesto emotivo specifico e che necessitano comunque di una nostra guida.
Conclusione
Utilizzando ChatGPT per scrivere email efficaci in modo strategico, è possibile semplificare la scrittura in diverse situazioni rendendo il nostro lavoro più semplice e liberandoci anche da alcune delle ansie che potrebbero incorrere in questi casi. Ricorda di personalizzare i tuoi prompt, di adattare il linguaggio al contesto e di apportare eventuali modifiche per ottenere risultati ottimali. Con questi suggerimenti, sarai in grado di redigere email efficaci e convincenti in qualsiasi situazione.
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